期刊社办公室在收到上级领导部门下发的文件和资料时，收发、借阅、管理、清销管理工作程序如下：

一、查收。查收清点文件、挂号件的分数，如收到会议通知当即拆封，及时处理。

二、登记。文件按单位和文号分别登记、填好收文日期和文件编号。

三、送呈。填一份《送阅文登记表》放在送阅文件夹的第一页，然后再送期刊社领导阅批。

四、承办。阅批后的文件，根据社领导批示及时转给相关人员阅示或送有关人员承办。

五、传阅。对于传阅的文件，一般性文件两日内阅完，急件当日阅完不得滞留，尽量缩短文件周转期。

五、督办。对需承办事项，要负责登记和督办，及时催办，按期办理。

六、归档。传阅完毕和阅办后退回的文件及时消帐，按文件单位和文号次序存放在规定的文件盒内，做好平时立卷工作，妥善保存，以便查阅和归档。年终根据工作的需要将一年的文件收齐、整理，按作者单位和文号抄写卷内目录、编写页号完成立卷工作。